Regulamin Konkursu Cosplay

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia konkursu cosplay, zwanego dalej Konkursem, odbywającego się 30.08.2025 r. w Poznaniu podczas wydarzenia „Hikari 2025”, zwanego dalej Konwentem.
2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209.
3. Uczestnikiem Konkursu mogą być wyłącznie osoby fizyczne.
4. Uczestnik Konkursu wysyłając zgłoszenie, oświadcza, że nie utrzymuje z osobami zasiadającymi w Jury żadnych relacji mogących mieć wpływ na ocenę występu.
5. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Organizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenie losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).

Warunki uczestnictwa w Konkursie

1. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) kodeksu cywilnego, która co najmniej w dniu rozpoczęcia Konkursu Cosplay spełnia następujące warunki:
   1. zapoznała się z treścią Regulaminu Ogólnego Konwentu oraz Regulaminu Konkursu Cosplay i zaakceptowała jego postanowienia,
   2. jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego wg wzoru zamieszczonego na stronie hikari.pl
   3. jest akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Ogólnego skutkuje wyłączeniem z Konkursu),
   4. posiada strój postaci z komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, bajki, bądź innych utworów popkultury – w szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Organizatora dozwolona jest kreacja własna utrzymana w odpowiedniej stylistyce gatunku,
   5. elementy stroju Uczestnika nie są przedmiotem niebezpiecznym w rozumieniu pkt 26. ppkt i. Regulaminu Ogólnego konwentu (wyłączone od tego są odpowiednio zabezpieczone i oznakowane repliki wniesione na teren wydarzenia tylko za zgodą Organizatora w celach niniejszego Konkursu),
   6. zgłoszony strój nie został nagrodzony główną nagrodą (w przypadku eliminacji międzynarodowych również runner-upem) w żadnym konkursie cosplay.
2. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Uczestnik, przystępując do Konkursu Cosplay, akceptuje tym samym wszystkie zawarte w regulaminie postanowienia.
3. Strój może być zgłoszony wyłącznie w jednym z konkursów cosplayowych organizowanych na Hikari 2025.
4. Uczestnik wykonał swój strój samodzielnie minimum w 80%. W przypadku niespełnienia tego wymogu, Uczestnik nie może wziąć udziału w konkursie.
5. Zgłoszenie na Konkurs należy wysłać w terminie do 10.08.2025 r. 23:59 przez formularz zgłoszeniowy dostępny na wydarzeniu Hikari 2025 na portalu Facebook lub na stronie WWW.
6. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie elementy wymagane w formularzu zgłoszeniowym.
7. Organizator przekaże informację o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia i wymaganych poprawkach w zgłoszeniu, najpóźniej w terminie
   do 17.08.2025 r.
8. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego. Jedna osoba wówczas zgłasza się w imieniu grupy.
9. Scenariusz występu powinien zakładać długość trwania występu od minimalnie jednej minuty do maksymalnie dwóch minut. Dla prezentacji grupowych czas trwania występu wynosi minimalnie jedną minutę, a maksymalnie cztery minuty. Na prośbę uczestnika, w specjalnych, uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość rozszerzenia przez Organizatora czasu trwania występu.
10. Nie przewiduje się występów w formie catwalk.
11. Uczestnik ma prawo korzystać z pomocy własnych statystów. Statysta jest rozumiany jako osoba wspierająca przebieg scenki lecz nie wchodzi w interakcje z uczestnikiem. Działania statystów nie podlegają ocenie jury.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania, po uprzednim poinformowaniu uczestnika, poprawek do scenariusza występu. W szczególności dotyczy to czasu trwania występu.
13. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia, bez podawania przyczyny, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich lub o treści powszechnie uznawanej za niewłaściwą.
14. Zmiany w informacjach zawartych w przesłanym przez Uczestnika zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 15.08.2025 r. poprzez kontakt na adres e-mail podany w pkt 5 Przepisów Końcowych.
15. Najpóźniej dwa dni przed rozpoczęciem Konkursu Cosplay wszyscy uczestnicy zostaną poinformowani o godzinie i miejscu rozpoczęcia konkursu wraz z próbą i rundą jury.
16. Uczestnik zgłaszając się do Konkursu oświadcza zarazem, że posiada prawa wyłączne do dzieł prezentowanych, odtwarzanych czy w inny sposób udostępnianych w trakcie występu.

Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z:
   1. Próby występów,
   2. Rundy Jury,
   3. Występów scenicznych,
   4. Gali rozdania nagród.
2. Runda Jury i Próba występów przed Występami scenicznymi są obowiązkowe dla każdego Uczestnika konkursu. Kolejność jest wyznaczana przez organizatora. Nieobecność jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa.
3. Podczas Rundy Jury strój każdego Uczestnika zostanie oceniony przez Jury na podstawie wywiadu i oględzin.
4. Podczas Występów scenicznych, przy obecności publiczności:
   1. prowadzący przedstawi Uczestnika,
   2. Uczestnik zaprezentuje strój w zaplanowanej przez siebie scence wg zgłoszenia.
5. Uczestnik ma obowiązek zastosować się do scenariusza przedstawionego Organizatorowi przed Występem scenicznym. Umieszczenie w występie nie zatwierdzonych wcześniej przez Organizatora elementów mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dobrych obyczajów pozostałych osób może stanowić podstawę do dyskwalifikacji z konkursu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dyskwalifikacji Uczestnika, który wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników lub obsługi konkursu.
7. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez Organizatora.

Nagrody i ocena

1. Przy ocenie przez Jury będą brane pod uwagę następujące elementy:

   1. zgodność z materiałem źródłowym,
   2. wykonanie techniczne,
   3. prezentacja na scenie.

2. Jury przyznaje pięć nagród:

   1. Grand Prix – nagrodę główną będącą sumą wszystkich punktów oceny,
   2. nagrodę za wykonanie techniczne stroju,
   3. nagrodę za najlepszą charakteryzację (pod uwagę brane są bodypainting/stylizacja peruk/makeup),
   4. nagrodę za najlepszą prezentację sceniczną,
   5. nagrodę za najlepszy debiut. (debiut rozumiany jako wcześniejszy udział w maksymalnie 2 konkursach cosplay pojedynczego Uczestnika)

3. Decyzja Jury jest nieodwołalna i nie podlega zaskarżeniu.

4. Na ww. nagrody składa się pula nagród pieniężnych w wysokości 5 500,00 zł i nagrody rzeczowe. Nagrody podzielone są według kategorii nagrody:

   1. Grand Prix – 2 000,00 zł i nagrody rzeczowe,
   2. nagroda za wykonanie techniczne stroju – 1 500,00 zł i nagrody rzeczowe,
   3. nagroda za najlepszą prezentację sceniczną – 1 000,00 zł i nagrody rzeczowe,
   4. nagroda za najlepszy debiut – 700,00 zł i nagrody rzeczowe,
   5. nagroda za najlepszą charakteryzację – 300,00 zł i nagrody rzeczowe

5. Organizator jest zobowiązany do realizacji w imieniu Uczestnika zobowiązań podatkowych związanych z przyznawaniem nagród. W przypadku nagród pieniężnych, przez których wielkość powstanie obowiązek podatkowy, Organizator potrąci odpowiednią kwotę z przyznanej nagrody na rzecz realizacji obowiązków podatkowych.

6. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby wysyłającej zgłoszenie. Podział nagrody jest niezależny od Organizatora.

7. Informacja o nagrodach rzeczowych zapewnionych przez sponsorów zostanie opublikowane przez Organizatora na wybranych mediach społecznościowych Organizatora.

   Przepisy końcowe

8. Organizator zastrzega sobie prawo do:

   1. zmiany terminów zgłoszeń, po wcześniejszym opublikowaniu tej informacji na kanałach informacyjnych (strona WWW oraz fanpage Hikari 2025 dostępny na portalu Facebook),
   2. wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem poinformowania Uczestników,
   3. selekcji zgłoszeń wg kryteriów jakościowych, szczególnie w wypadku nadmiernej ich ilości.

9. W zastosowaniu pozostają przepisy Regulaminu Ogólnego wydarzenia, a w szczególności przepisy o wykorzystaniu wizerunku Uczestnika do celów promocyjnych przez Organizatora.

10. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

11. Regulamin Konkursu Cosplay dostępny jest na stronie WWW hikari.pl

12. Zgłoszenia, pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail [email protected]

ZAŁĄCZNIK NR 1

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209 (zwane później: Stowarzyszeniem).
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. A w celu poprawnego przeprowadzenia procesu rekrutacji na uczestnika konkursu cosplay odbywającego się w ramach festiwalu kultury azjatyckiej Hikari, organizowanego przez Stowarzyszenie. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, nick oraz dane kontaktowe potrzebne do komunikacji z Państwem w celu poinformowania o statusie zgłoszenia.
3. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia procesu naboru na uczestnika konkursu.
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji procesu naboru. Dotyczy to podmiotów prowadzących dla nas obsługę informatyczną czy księgową, firm zajmujących się dochodzeniem roszczeń, pośredniczących w zamawianiu usług kurierskich, operatorów pocztowych, firm kurierskich, serwisów obsługujących druk czy serwisów obsługujących płatności internetowe oraz usługami ochrony.
5. Państwa dane, będą przetwarzane przez okres rekrutacji oraz po zakończeniu procesu rekrutacji przez 3 lata w celach archiwalnych, lub do momentu wycofania zgody przez Państwa. Po wyznaczonym okresie lub jeżeli dojdzie do cofnięcia zgody, Państwa dane będą skutecznie usuwane z naszych baz danych.
6. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich, chyba że będzie wymagało tego poprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W takim przypadku, przekazanie danych odbędzie się z poszanowaniem obowiązków wynikającego z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych oraz innych aktów prawa.
7. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści i danych osobowych oraz uzyskania kopii danych, prawo do sprostowania danych, prawo do bycia zapomnianym, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przeniesienia danych osobowych.
8. Jeżeli przetwarzając Państwa dane, naruszyliśmy przepisy prawa, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Państwa dane nie będą podlegały automatycznemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt pod adresem e-mail: [email protected]